Riskbedömning och arbetsberedning – vad är skillnaden?
Riskbedömning och arbetsberedning – vad är skillnaden?
Riskbedömning och arbetsberedning används ofta i samma sammanhang. Det är inte så konstigt. Båda handlar om att skapa bättre förutsättningar inför ett arbete och båda behöver förhålla sig till riskerna i det arbete som ska utföras.
Men de är inte samma sak.
En enkel utgångspunkt är:
Riskbedömningen fokuserar på riskerna i arbetet. Arbetsberedningen fokuserar på hur arbetet ska genomföras.
Det viktiga är samtidigt inte bara att förstå skillnaden. Riskbedömningen och arbetsberedningen behöver också hänga ihop i praktiken.
Vad är en riskbedömning?
Riskbedömningen utgår från det arbete som ska utföras och de risker som kan finnas.
Man behöver bland annat fundera över:
Vilka arbetsmoment ingår?
Vilka risker finns i respektive moment?
Vem eller vad kan påverkas?
Hur behöver riskerna hanteras?
Vilka åtgärder är relevanta för just det här arbetet?
Poängen är inte att skapa en så lång lista med risker som möjligt.
En användbar riskbedömning behöver utgå från de verkliga förutsättningarna för arbetet.
Ett arbete som har genomförts många gånger tidigare kan exempelvis ändå få andra förutsättningar på en ny arbetsplats. Utrymmen, andra yrkesgrupper, utrustning, logistik och arbetsmetod kan förändra riskbilden.
Därför behöver riskbedömningen vara kopplad till det arbete som faktiskt ska utföras.
Vad är en arbetsberedning?
Arbetsberedningen går ett steg vidare och beskriver hur arbetet ska planeras och genomföras.
Här blir frågor som dessa centrala:
Hur ska arbetet utföras?
Vilka resurser behövs?
Vilken utrustning och vilket material ska användas?
Vilka förutsättningar behöver vara på plats?
Vem ansvarar för olika delar?
Hur ska de identifierade riskerna hanteras under arbetet?
Arbetsberedningen blir på så sätt ett praktiskt underlag inför genomförandet.
Den behöver inte bara beskriva vad som ska göras, utan skapa en struktur som går att använda av dem som faktiskt ska planera, leda och utföra arbetet.
Skillnaden mellan riskbedömning och arbetsberedning
Förenklat kan skillnaden beskrivas så här:
RiskbedömningArbetsberedningIdentifierar och bedömer riskerPlanerar hur arbetet ska genomförasUtgår från arbetsmoment och riskbildUtgår från genomförandetBeskriver relevanta åtgärderIntegrerar åtgärderna i arbetsmetodenFrågar: Vad kan gå fel?Frågar: Hur ska vi göra jobbet?
Det betyder inte att dokumenten bör behandlas som två isolerade processer.
Tvärtom.
När riskbedömningen och arbetsberedningen inte hänger ihop
Här finns en praktisk utmaning.
Riskbedömningen kanske görs i en Excelmall. Arbetsberedningen skrivs senare i Word. Någon kopierar information mellan dokumenten och ytterligare någon gör ändringar inför genomgången.
Till slut finns flera versioner och det blir svårare att se sambandet mellan den ursprungliga riskbedömningen och den arbetsmetod som faktiskt beskrivs.
Problemet är alltså inte nödvändigtvis Word eller Excel i sig.
Problemet uppstår när informationskedjan bryts.
Om en risk har identifierats i riskbedömningen bör den också få en tydlig plats i planeringen av arbetet.
Se det som ett sammanhängande arbetsflöde
Ett mer naturligt sätt att tänka är:
1. Beskriv arbetet
Vad ska utföras och under vilka förutsättningar?
2. Identifiera och bedöm riskerna
Vilka risker behöver hanteras?
3. Bestäm relevanta åtgärder
Vad behöver göras före eller under arbetet?
4. Planera genomförandet
Hur ska arbetet faktiskt utföras med hänsyn till riskerna och åtgärderna?
5. Granska och förankra
Stämmer underlaget med verkligheten på arbetsplatsen?
Då blir riskbedömningen inte ett dokument som avslutas innan arbetsberedningen börjar.
Den blir en del av underlaget för arbetsberedningen.
Från riskbedömning till arbetsberedning i RAMSagent
RAMSagent är byggt kring just den kopplingen.
I systemet struktureras riskbedömningen kring arbetsmoment, risker och åtgärder. När riskbedömningen är godkänd kan den sedan användas som grund för att skapa arbetsberedningen.
Risker och åtgärder kan på så sätt följa med vidare i processen i stället för att informationen behöver byggas upp från början igen.
RAMSagent kan ge agentdrivna förslag som stöd när underlagen tas fram, men det är användaren som granskar, ändrar, kompletterar och godkänner innehållet innan det går vidare. Produktens implementerade arbetsflöde bygger uttryckligen på den mänskliga granskningen.
Dokumentationen är inte slutmålet
Det är lätt att mäta processen i färdiga dokument.
Riskbedömning: klar.
Arbetsberedning: klar.
Men värdet ligger inte i att ytterligare två filer finns sparade i en projektmapp.
Underlagen behöver hjälpa människorna i projektet att förstå vilka risker som finns, hur de ska hanteras och hur arbetet är tänkt att genomföras.
Därför är kanske den viktigaste frågan inte:
Har vi både en riskbedömning och en arbetsberedning?
Utan:
Hänger riskbedömningen och arbetsberedningen ihop med det arbete som faktiskt ska utföras?