Risikovurdering og arbeidsforberedelse – hva er forskjellen?
Risikovurdering og arbeidsforberedelse – hva er forskjellen?
Risikovurdering og arbeidsforberedelse brukes ofte i samme sammenheng. Det er ikke så rart. Begge handler om å skape bedre forutsetninger før et arbeid, og begge må forholde seg til risikoene i det arbeidet som skal utføres.
Men de er ikke det samme.
Et enkelt utgangspunkt er:
Risikovurderingen fokuserer på risikoene i arbeidet. Arbeidsforberedelsen fokuserer på hvordan arbeidet skal gjennomføres.
Det viktige er samtidig ikke bare å forstå forskjellen. Risikovurderingen og arbeidsforberedelsen må også henge sammen i praksis.
Hva er en risikovurdering?
Risikovurderingen tar utgangspunkt i det arbeidet som skal utføres og de risikoene som kan finnes.
Man må blant annet tenke over:
Hvilke arbeidsmomenter inngår?
Hvilke risikoer finnes i hvert moment?
Hvem eller hva kan påvirkes?
Hvordan må risikoene håndteres?
Hvilke tiltak er relevante for akkurat dette arbeidet?
Poenget er ikke å lage en så lang liste med risikoer som mulig.
En nyttig risikovurdering må ta utgangspunkt i de reelle forutsetningene for arbeidet.
Et arbeid som har blitt utført mange ganger før kan for eksempel likevel få andre forutsetninger på en ny arbeidsplass. Rom, andre yrkesgrupper, utstyr, logistikk og arbeidsmetode kan endre risikobildet.
Dermed må risikovurderingen være knyttet til det arbeidet som faktisk skal utføres.
Hva er en arbeidsforberedelse?
Arbeidsforberedelsen går et skritt videre og beskriver hvordan arbeidet skal planlegges og gjennomføres.
Her blir spørsmål som disse sentrale:
Hvordan skal arbeidet utføres?
Hvilke ressurser trengs?
Hvilket utstyr og materiale skal brukes?
Hvilke forutsetninger må være på plass?
Hvem har ansvar for ulike deler?
Hvordan skal de identifiserte risikoene håndteres under arbeidet?
Arbeidsforberedelsen blir på denne måten et praktisk grunnlag før gjennomføringen.
Den må ikke bare beskrive hva som skal gjøres, men også skape en struktur som kan brukes av dem som faktisk skal planlegge, lede og utføre arbeidet.
Forskjellen mellom risikovurdering og arbeidsforberedelse
Forenklet kan forskjellen beskrives slik:
RisikovurderingArbeidsforberedelseIdentifiserer og vurderer risikoerPlanlegger hvordan arbeidet skal gjennomføresTar utgangspunkt i arbeidsmomenter og risikobildetTar utgangspunkt i gjennomføringenBeskriver relevante tiltakIntegrerer tiltakene i arbeidsmetodenSpør: Hva kan gå galt?Spør: Hvordan skal vi gjøre jobben?
Det betyr ikke at dokumentene bør behandles som to isolerte prosesser.
Tvert imot.
Når risikovurderingen og arbeidsforberedelsen ikke henger sammen
Her finnes en praktisk utfordring.
Risikovurderingen kanskje gjøres i en Excel-mal. Arbeidsforberedelsen skrives senere i Word. Noen kopierer informasjon mellom dokumentene og ytterligere noen gjør endringer før gjennomgangen.
Til slutt finnes det flere versjoner, og det blir vanskeligere å se sammenhengen mellom den opprinnelige risikovurderingen og den arbeidsmetoden som faktisk beskrives.
Problemet er altså ikke nødvendigvis Word eller Excel i seg selv.
Problemet oppstår når informasjonskjeden brytes.
Hvis en risiko er identifisert i risikovurderingen, bør den også få en tydelig plass i planleggingen av arbeidet.
Se det som et sammenhengende arbeidsflyt
En mer naturlig måte å tenke på er:
1. Beskriv arbeidet
Hva skal utføres og under hvilke forutsetninger?
2. Identifiser og vurder risikoene
Hvilke risikoer må håndteres?
3. Bestem relevante tiltak
Hva må gjøres før eller under arbeidet?
4. Planlegg gjennomføringen
Hvordan skal arbeidet faktisk utføres med hensyn til risikoene og tiltakene?
5. Gjennomgå og forankre
Stemmer underlaget med virkeligheten på arbeidsplassen?
Da blir risikovurderingen ikke et dokument som avsluttes før arbeidsforberedelsen begynner.
Den blir en del av grunnlaget for arbeidsforberedelsen.
Fra risikovurdering til arbeidsforberedelse i RAMSagent
RAMSagent er bygget rundt nettopp den koblingen.
I systemet struktureres risikovurderingen rundt arbeidsmomenter, risikoer og tiltak. Når risikovurderingen er godkjent, kan den deretter brukes som grunnlag for å lage arbeidsforberedelsen.
Risikoer og tiltak kan på denne måten følge med videre i prosessen i stedet for at informasjonen må bygges opp fra bunnen av igjen.
RAMSagent kan gi agentdrevne forslag som støtte når underlagene tas frem, men det er brukeren som gjennomgår, endrer, kompletterer og godkjenner innholdet før det går videre. Produktets implementerte arbeidsflyt bygger uttrykkelig på den menneskelige gjennomgangen.
Dokumentasjonen er ikke sluttmålet
Det er lett å måle prosessen i ferdige dokumenter.
Risikovurdering: klar.
Arbeidsforberedelse: klar.
Men verdien ligger ikke i at ytterligere to filer finnes lagret i en prosjektmappe.
Underlagene må hjelpe menneskene i prosjektet å forstå hvilke risikoer som finnes, hvordan de skal håndteres og hvordan arbeidet er tenkt å gjennomføres.
Dermed er kanskje det viktigste spørsmålet ikke:
Har vi både en risikovurdering og en arbeidsforberedelse?
Men:
Henger risikovurderingen og arbeidsforberedelsen sammen med det arbeidet som faktisk skal utføres?