Überprüfung der Arbeitsvorbereitung – so schaffen Sie einen klaren Ablauf
# Überprüfung der Arbeitsvorbereitung – vom Entwurf bis zum genehmigten Dokument
Der erste Entwurf einer Arbeitsvorbereitung ist nur ein Entwurf. Oft gibt es Dinge, die vor der Fertigstellung des Dokuments klargestellt oder angepasst werden müssen.
Die Voraussetzungen können sich geändert haben. Ein Risiko muss möglicherweise klarer beschrieben werden. BAS-U oder jemand anderes im Projekt könnte Anmerkungen haben, die berücksichtigt werden müssen, bevor die Arbeitsvorbereitung verwendet wird.
Deshalb muss es Raum für Überprüfungen und Anpassungen geben, bevor das Dokument genehmigt wird.
Gleichzeitig muss es einfach sein, den aktuellen Stand der Version zu verfolgen. Wenn verschiedene Versionen als Word-Dokumente und PDFs hin und her geschickt werden, kann es schnell schwierig werden zu wissen, welches Dokument tatsächlich gültig ist.
## Die Arbeitsvorbereitung beginnt als Entwurf
Solange die Arbeitsvorbereitung erstellt wird, muss der Inhalt änderbar sein.
Die Arbeitsmethode könnte nach einer Durchsicht vor Ort angepasst werden. Weitere Risiken können identifiziert oder die Verantwortlichkeiten müssen klargestellt werden. Es können auch Anmerkungen von anderen Personen im Projekt kommen, die mit der Arbeit oder den Voraussetzungen vertraut sind.
Solche Punkte müssen vor der Genehmigung der Arbeitsvorbereitung behandelt werden.
Ein Entwurf sollte daher durchgelesen, diskutiert und angepasst werden können. Wenn der Inhalt fertig ist, kann die Arbeitsvorbereitung zum nächsten Schritt übergehen.
## Wenn die Überprüfung über Dokumentenkopien erfolgt
Eine gängige Arbeitsweise besteht darin, die Arbeitsvorbereitung als PDF zu exportieren oder ein Word-Dokument an die Person zu senden, die sie überprüfen soll.
Eine Version wird versendet. Der Prüfer gibt Anmerkungen ab. Das Dokument wird geändert und eine neue Version wird zurückgesendet.
Vielleicht kommt dann noch eine weitere Anmerkung.
Nach einigen solchen Runden kann es mehrere Versionen derselben Arbeitsvorbereitung in verschiedenen Postfächern und Ordnern geben:
Arbeitsvorbereitung_v2.pdf
Arbeitsvorbereitung_v3.pdf
Arbeitsvorbereitung_v3_ENDGÜLTIG.pdf
Das Problem ist nicht, dass das Dokument geändert wurde. Es sollte möglich sein, während der Arbeit Änderungen vorzunehmen.
Schwierig wird es, den Überblick darüber zu behalten, wo die aktuellsten Informationen zu finden sind und welche Version die gültige ist.
## Überprüfen, bevor die Arbeitsvorbereitung genehmigt wird
Ein klarer Arbeitsablauf besteht darin, die Arbeitsvorbereitung so lange bearbeitbar zu lassen, wie sie noch überprüft wird.
Der Arbeitsablauf könnte beispielsweise so aussehen:
1. Einen Entwurf erstellen.
2. Das Dokument zur Überprüfung senden.
3. Anmerkungen bearbeiten und notwendige Anpassungen vornehmen.
4. Die Arbeitsvorbereitung genehmigen, wenn der Inhalt fertig ist.
So gibt es einen klaren Punkt, an dem die Arbeit am Inhalt vom Entwurf zum genehmigten Dokument übergeht.
## Was sollte in einer Arbeitsvorbereitung überprüft werden?
Die Überprüfung muss sich auf die Arbeit stützen, die tatsächlich durchgeführt werden soll, und auf die Bedingungen am Arbeitsplatz.
Es kann unter anderem darum gehen, Folgendes zu überprüfen:
– dass die Arbeitsmethode klar beschrieben ist
– dass relevante Risiken und Maßnahmen enthalten sind
– dass die Verantwortlichkeiten klar sind
– dass die richtigen Ressourcen und Ausrüstungen angegeben sind
– dass die Voraussetzungen mit der Situation am Arbeitsplatz übereinstimmen
Eine Arbeitsvorbereitung kann auf dem Bildschirm vollständig aussehen und dennoch Anpassungen benötigen.
Deshalb müssen Personen mit Kenntnissen über die Arbeit den Inhalt überprüfen und beurteilen, ob das Dokument mit der auszuführenden Arbeit übereinstimmt.
## BAS-U und andere Prüfer
In einem Bauprojekt muss die Arbeitsvorbereitung möglicherweise auch von BAS-U oder anderen Personen, die am Projekt beteiligt sind, überprüft werden.
Die Anmerkungen können bedeuten, dass etwas klargestellt, ergänzt oder geändert werden muss, bevor die Arbeitsvorbereitung abgeschlossen ist.
Hier wird der Arbeitsablauf wichtig. Der Verantwortliche für die Arbeitsvorbereitung muss in der Lage sein, die Anmerkungen zu bearbeiten und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen, ohne den Überblick darüber zu verlieren, welche Version aktuell ist.
Ein digitales Werkzeug kann helfen, den Prozess zusammenzuhalten. Die Beurteilung des Inhalts muss jedoch weiterhin von Personen vorgenommen werden, die mit der Arbeit und ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen vertraut sind.
## So funktioniert die Überprüfung in RAMSagent
In RAMSagent ist die Arbeitsvorbereitung bearbeitbar, solange sie sich im Entwurf befindet.
In dieser Phase kann die Arbeitsvorbereitung zur Überprüfung an BAS-U oder Projektmitglieder gesendet werden. Anmerkungen können bearbeitet und der Inhalt kann angepasst werden, bevor das Dokument genehmigt wird.
Wenn der Projektleiter beurteilt, dass die Arbeitsvorbereitung fertig ist, kann sie genehmigt werden. Der Inhalt wird dann gegen weitere Textänderungen gesperrt.
Der Arbeitsablauf wird:
Entwurf → Überprüfung → Anpassung → Genehmigung → gesperrter Inhalt.
Danach kann die Arbeitsvorbereitung zur Durchsicht und Unterzeichnung weitergeleitet werden.
## Weniger Versionen zu verwalten
Versionsprobleme treten leicht auf, wenn dieselbe Arbeitsvorbereitung als mehrere Dateien bei verschiedenen Personen gleichzeitig vorhanden ist.
Mit einem zusammenhängenden Prüfungsablauf wird klarer, wann die Arbeitsvorbereitung noch in Arbeit ist und wann der Inhalt genehmigt wurde.
Während der Entwurfsphase sollte es möglich sein, den Inhalt zu ändern und zu verbessern.
Wenn die Arbeitsvorbereitung überprüft und genehmigt ist, gibt es eine feste Grundlage, um weiterzuarbeiten.