Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Grejps AB Org.-Nr.: 559564-7438 E-Mail: info@ramsagent.com

2.1 Kontodaten

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Firmenname und Organisationsnummer
• Rechnungsinformationen
• Profilbild (optional)

2.2 Nutzungsdaten

• Anmeldeinformationen und Sitzungsdaten
• Funktionen, die Sie nutzen, und wie oft
• Technische Informationen (Gerät, Browser, IP-Adresse)
• Benachrichtigungsverlauf

2.3 Inhaltsdaten

• Texte und Dokumente, die Sie im Dienst erstellen
• Sprachaufnahmen beim Diktieren (siehe separaten Abschnitt unten)

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Verbesserung des Dienstes
• Verwaltung Ihres Kontos und Abrechnung
• Bereitstellung von Kundensupport
• Versenden wichtiger Informationen über den Dienst
• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, Einwilligung (für Marketing) und gesetzliche Verpflichtung.

4.1 Nur Transkription (Sprachdaten)

Wenn Sie die Sprachaufnahmefunktion verwenden, wird Ihre Stimme nur zur Umwandlung von Sprache in Text verwendet. Wir erstellen oder speichern keine biometrischen Profile ("Stimmabdrücke"), die Sie identifizieren könnten.

4.2 Sofortige Löschung

Die Audiodatei wird verschlüsselt zur Transkription gesendet und automatisch sofort nach Generierung des Textes gelöscht. Es werden keine Audiodaten langfristig gespeichert.

4.3 Signaturdaten

Wenn Sie digital signieren, speichern wir:

• Ihre Unterschrift (grafische Darstellung)
• Zeitstempel der Unterzeichnung
• Ihre IP-Adresse (zur Authentizität)
• Den Dokumenten-Hash (zur Überprüfung, dass es nicht geändert wurde)

Diese Daten werden gespeichert, solange das Dokument existiert und für die rechtliche Überprüfung benötigt werden könnte.

5.1 Wie KI verwendet wird

Der Dienst verwendet KI, um Textvorschläge zu generieren. Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihnen relevante Ergebnisse zu liefern.

5.2 Kein externes Training

Wir haben Verträge mit unseren KI-Anbietern, die garantieren, dass Ihre Daten nicht zum Training ihrer allgemeinen Modelle verwendet werden.

5.3 Interne Verbesserung

Wir können anonymisierte und aggregierte Daten verwenden, um unsere eigenen Algorithmen zu verbessern. Alle persönlichen Informationen werden vor einer solchen Verwendung entfernt.

6.1 Schutz Ihrer Daten

• Alle Daten werden bei Speicherung und Übertragung verschlüsselt
• Wir verwenden branchenübliche Sicherheitslösungen
• Der Zugriff auf Daten ist streng auf autorisiertes Personal beschränkt

6.2 Recht auf Vergessenwerden

Wenn Sie die Löschung Ihres Kontos beantragen, werden die Verschlüsselungsschlüssel für Ihre Daten zerstört, wodurch die Informationen dauerhaft unzugänglich werden – auch in Backups.

Ihre Daten werden bei Supabase in Frankfurt, Deutschland (EU) gespeichert. Für die KI-Analyse können Daten vorübergehend an OpenAI (USA), Anthropic (USA) oder Google Gemini (EU/USA) unter dem Schutz des EU-US Data Privacy Framework oder der EU-Standardvertragsklauseln übertragen werden. Audiodateien werden unmittelbar nach der Transkription gelöscht. Zahlungsdaten werden von Stripe innerhalb der EU/USA verarbeitet.

Wir speichern Ihre Daten nach folgenden Grundsätzen:

• Kontodaten: Solange das Konto aktiv ist, plus 12 Monate nach Löschung
• Inhaltsdaten (Dokumente, Risikobewertungen, Arbeitsvorbereitung): Solange das Konto aktiv ist, bei Kontoauflösung gelöscht
• Signaturdaten: Solange das signierte Dokument besteht, mindestens 10 Jahre zur rechtlichen Überprüfung
• Sprachaufnahmen: Sofort nach Transkription gelöscht
• Nutzungsprotokolle: 12 Monate
• Bilder und Anhänge: Solange die verknüpfte Risikobewertung besteht, bei Kontoauflösung gelöscht
• Support-Tickets: 24 Monate nach Schließung
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten: Gemäß den Anforderungen des Buchführungsgesetzes (7 Jahre)

Sie haben das Recht auf:

• Zugang zu Ihren Daten
• Berichtigung falscher Daten
• Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf der Einwilligung

Kontaktieren Sie uns unter info@ramsagent.com, um Ihre Rechte auszuüben.

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) einzureichen, wenn Sie glauben, dass wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeiten.

Wir können diese Richtlinie aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder im Dienst mitgeteilt.\nKontakt: info@ramsagent.com