Πολιτική Απορρήτου

Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Grejps AB Αρ. μητρώου: 559564-7438 Email: info@ramsagent.com

2.1 Στοιχεία Λογαριασμού

• Όνομα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου
• Επωνυμία εταιρείας και αριθμός μητρώου
• Στοιχεία τιμολόγησης
• Φωτογραφία προφίλ (προαιρετική)

2.2 Δεδομένα Χρήσης

• Πληροφορίες σύνδεσης και δεδομένα περιόδου σύνδεσης
• Λειτουργίες που χρησιμοποιείτε και συχνότητα χρήσης
• Τεχνικές πληροφορίες (συσκευή, πρόγραμμα περιήγησης, διεύθυνση IP)
• Ιστορικό ειδοποιήσεων

2.3 Δεδομένα Περιεχομένου

• Κείμενα και έγγραφα που δημιουργείτε στην Υπηρεσία
• Ηχογραφήσεις κατά την υπαγόρευση (βλ. ειδική ενότητα παρακάτω)

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας για να:

• Παρέχουμε και βελτιώνουμε την Υπηρεσία
• Διαχειριζόμαστε τον λογαριασμό και την τιμολόγησή σας
• Παρέχουμε υποστήριξη πελατών
• Αποστέλλουμε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με την Υπηρεσία
• Συμμορφωνόμαστε με νομικές υποχρεώσεις

Νομική βάση: Εκτέλεση σύμβασης, έννομο συμφέρον, συγκατάθεση (για μάρκετινγκ) και νομική υποχρέωση.

4.1 Μόνο Μεταγραφή (Φωνητικά Δεδομένα)

Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία ηχογράφησης, η φωνή σας χρησιμοποιείται αποκλειστικά για τη μετατροπή ομιλίας σε κείμενο. Δεν δημιουργούμε ούτε αποθηκεύουμε βιομετρικά προφίλ («φωνητικά αποτυπώματα») που μπορούν να σας ταυτοποιήσουν.

4.2 Άμεση Διαγραφή

Το αρχείο ήχου αποστέλλεται κρυπτογραφημένο για μεταγραφή και διαγράφεται αυτόματα αμέσως μετά τη δημιουργία του κειμένου. Κανένα ηχητικό δεδομένο δεν αποθηκεύεται μακροπρόθεσμα.

4.3 Δεδομένα Υπογραφής

Όταν υπογράφετε ψηφιακά, αποθηκεύουμε:

• Την υπογραφή σας (γραφική αναπαράσταση)
• Τη χρονοσφραγίδα της υπογραφής
• Τη διεύθυνση IP σας (για αυθεντικότητα)
• Τον κατακερματισμό του εγγράφου (για επαλήθευση ότι δεν έχει τροποποιηθεί)

Τα δεδομένα αυτά αποθηκεύονται όσο υφίσταται το έγγραφο και ενδέχεται να απαιτηθούν για νομική επαλήθευση.

5.1 Πώς Χρησιμοποιείται η AI

Η Υπηρεσία χρησιμοποιεί AI για τη δημιουργία προτάσεων κειμένου. Τα δεδομένα σας υποβάλλονται σε επεξεργασία για να σας παρέχουμε σχετικά αποτελέσματα.

5.2 Καμία Εξωτερική Εκπαίδευση

Διαθέτουμε συμφωνίες με τους παρόχους AI μας που εγγυώνται ότι τα δεδομένα σας δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των γενικών μοντέλων τους.

5.3 Εσωτερική Βελτίωση

Ενδέχεται να χρησιμοποιήσουμε ανωνυμοποιημένα και συγκεντρωτικά δεδομένα για τη βελτίωση των δικών μας αλγορίθμων. Όλες οι προσωπικές πληροφορίες αφαιρούνται πριν από τέτοια χρήση.

6.1 Προστασία των Δεδομένων Σας

• Όλα τα δεδομένα κρυπτογραφούνται κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά
• Χρησιμοποιούμε λύσεις ασφαλείας σύμφωνα με τα πρότυπα του κλάδου
• Η πρόσβαση στα δεδομένα είναι αυστηρά περιορισμένη σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό

6.2 Δικαίωμα Διαγραφής

Όταν ζητήσετε τη διαγραφή του λογαριασμού σας, τα κλειδιά κρυπτογράφησης των δεδομένων σας καταστρέφονται, καθιστώντας τις πληροφορίες μόνιμα μη προσβάσιμες – ακόμη και στα αντίγραφα ασφαλείας.

Τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στο Supabase στη Φρανκφούρτη, Γερμανία (ΕΕ). Για ανάλυση AI, τα δεδομένα μπορεί να μεταφερθούν προσωρινά στην OpenAI (ΗΠΑ), Anthropic (ΗΠΑ) ή Google Gemini (ΕΕ/ΗΠΑ) υπό την προστασία του πλαισίου EU-US Data Privacy Framework ή των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της ΕΕ. Τα αρχεία ήχου διαγράφονται αμέσως μετά τη μεταγραφή. Τα δεδομένα πληρωμών διαχειρίζεται η Stripe εντός ΕΕ/ΗΠΑ.

Διατηρούμε τα δεδομένα σας σύμφωνα με τις ακόλουθες αρχές:

• Δεδομένα λογαριασμού: Όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός, συν 12 μήνες μετά τη διαγραφή
• Δεδομένα περιεχομένου (έγγραφα, αξιολογήσεις κινδύνου, προετοιμασίες εργασίας): Όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός, διαγράφονται κατά το κλείσιμο
• Δεδομένα υπογραφής: Όσο το υπογεγραμμένο έγγραφο υπάρχει, τουλάχιστον 10 χρόνια για νομική επαλήθευση
• Ηχογραφήσεις: Διαγράφονται αμέσως μετά τη μεταγραφή
• Αρχεία χρήσης: 12 μήνες
• Εικόνες και συνημμένα: Όσο η συνδεδεμένη αξιολόγηση κινδύνου υπάρχει, διαγράφονται κατά το κλείσιμο
• Αιτήματα υποστήριξης: 24 μήνες μετά το κλείσιμο
• Δεδομένα τιμολόγησης και πληρωμής: Σύμφωνα με τον λογιστικό νόμο (7 χρόνια)

Έχετε το δικαίωμα να:

• Έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας
• Ζητήσετε τη διόρθωση εσφαλμένων δεδομένων
• Ζητήσετε τη διαγραφή («δικαίωμα στη λήθη»)
• Αντιταχθείτε σε ορισμένη επεξεργασία
• Ζητήσετε τη φορητότητα δεδομένων
• Ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας

Επικοινωνήστε μαζί μας στο info@ramsagent.com για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας.

Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στη Σουηδική Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (IMY) εάν πιστεύετε ότι επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας εσφαλμένα.

Ενδέχεται να ενημερώσουμε την παρούσα πολιτική. Σημαντικές αλλαγές θα κοινοποιούνται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στην Υπηρεσία. Επικοινωνία: info@ramsagent.com