Riskinarviointi ja työvalmistelu – mikä on ero?
Riskinarviointi ja työvalmistelu – mikä on ero?
Riskinarviointi ja työvalmistelu käytetään usein samassa yhteydessä. Ei ole ihme, että näin on. Molemmat liittyvät parempien edellytysten luomiseen työlle ja molempien on otettava huomioon työn riskit.
Kuitenkin ne eivät ole sama asia.
Yksinkertainen lähtökohta on:
Riskinarviointi keskittyy työn riskeihin. Työvalmistelu keskittyy siihen, miten työ toteutetaan.
Tärkeää on kuitenkin ymmärtää, että ei riitä pelkästään eron ymmärtäminen. Riskinarvioinnin ja työvalmistelun on myös käytännössä oltava yhteydessä toisiinsa.
Mikä on riskinarviointi?
Riskinarviointi perustuu suoritettavaan työhön ja mahdollisiin riskeihin.
On pohdittava muun muassa:
Mitkä työvaiheet sisältyvät?
Mitkä riskit ovat kussakin vaiheessa?
Kuka tai mikä voi vaikuttaa?
Kuinka riskit on käsiteltävä?
Mitkä toimenpiteet ovat olennaisia juuri tälle työlle?
Pisteenä ei ole luoda mahdollisimman pitkä lista riskeistä.
Käytännöllinen riskinarviointi on perustuttava työn todellisiin olosuhteisiin.
Työ, jota on tehty monta kertaa aiemmin, voi esimerkiksi silti saada erilaiset edellytykset uudessa työpaikassa. Tilat, muut ammattiryhmät, laitteet, logistiikka ja työmenetelmät voivat muuttaa riskikuvaa.
Siksi riskinarvioinnin on oltava sidoksissa siihen työhön, joka todella aiotaan suorittaa.
Mikä on työvalmistelu?
Työvalmistelu vie askeleen pidemmälle ja kuvaa, miten työ on suunniteltava ja toteutettava.
Tässä keskeisiä kysymyksiä ovat:
Kuinka työ toteutetaan?
Mitkä resurssit tarvitaan?
Mitkä laitteet ja materiaalit käytetään?
Mitkä edellytykset on oltava kunnossa?
Kuka vastaa eri osista?
Kuinka tunnistetut riskit käsitellään työn aikana?
Työvalmistelusta tulee näin ollen käytännön pohja toteutusta varten.
Sen ei tarvitse vain kuvata, mitä on tehtävä, vaan luoda rakenne, jota voivat käyttää ne, jotka todella aikovat suunnitella, johtaa ja suorittaa työn.
Erot riskinarvioinnin ja työvalmistelun välillä
Yksinkertaistettuna ero voidaan kuvata näin:
RiskinarviointiTyövalmisteluTunnistaa ja arvioi riskejäSuunnittelee, miten työ toteutetaanPerustuu työvaiheisiin ja riskikuvaanPerustuu toteutukseenKuvaa olennaiset toimenpiteetIntegroi toimenpiteet työmenetelmäänKysyy: Mitä voi mennä pieleen?Kysyy: Kuinka teemme työn?
Se ei tarkoita, että asiakirjoja tulisi käsitellä kahden eristyksissä olevan prosessina.
Päinvastoin.
Kun riskinarviointi ja työvalmistelu eivät ole yhteydessä toisiinsa
Tässä on käytännön haaste.
Riskinarviointi saatetaan tehdä Excel-mallissa. Työvalmistelu kirjoitetaan myöhemmin Wordissa. Joku kopioi tietoja asiakirjojen välillä ja joku muu tekee muutoksia ennen läpikäyntiä.
Lopulta on useita versioita, ja on vaikeaa nähdä yhteys alkuperäisen riskinarvioinnin ja todellisuudessa kuvattavan työmenetelmän välillä.
Ongelma ei siis ole välttämättä Word tai Excel itsessään.
Ongelma syntyy, kun tietoketju katkeaa.
Jos riski on tunnistettu riskinarvioinnissa, sen tulisi myös saada selkeä paikka työn suunnittelussa.
Pidä se yhtenäisenä työnkuluna
Luonnollisempi tapa ajatella on:
1. Kuvaile työ
Mitä on suoritettava ja millä edellytyksillä?
2. Tunnista ja arvioi riskit
Mitkä riskit on käsiteltävä?
3. Määritä olennaiset toimenpiteet
Mitä on tehtävä ennen tai työn aikana?
4. Suunnittele toteutus
Kuinka työ todella toteutetaan ottaen huomioon riskit ja toimenpiteet?
5. Tarkista ja varmista
Vastaako aineisto todellisuutta työpaikalla?
Siinä tapauksessa riskinarviointi ei ole asiakirja, joka päätetään ennen työvalmistelun aloittamista.
Siitä tulee osa työvalmistelun pohjaa.
Riskinarvioinnista työvalmisteluun RAMSagentissa
RAMSagent on rakennettu juuri tämän yhteyden ympärille.
Järjestelmässä riskinarviointi jäsennellään työvaiheiden, riskien ja toimenpiteiden ympärille. Kun riskinarviointi on hyväksytty, sitä voidaan käyttää pohjana työvalmistelun luomiseksi.
Riskit ja toimenpiteet voivat näin ollen jatkaa prosessissa sen sijaan, että tietoa olisi rakennettava alusta alkaen uudelleen.
RAMSagent voi antaa agenttiavusteisia ehdotuksia tueksi, kun aineistoa laaditaan, mutta käyttäjä tarkistaa, muuttaa, täydentää ja hyväksyy sisällön ennen sen eteenpäin viemistä. Tuotteen toteutettu työnkulku perustuu nimenomaan ihmisen tarkastukseen.
Dokumentaatio ei ole päämäärä
On helppo mitata prosessia valmiilla asiakirjoilla.
Riskinarviointi: valmis.
Työvalmistelu: valmis.
Mutta arvo ei ole siinä, että kaksi lisätiedostoa on tallennettu projektikansioon.
Aineiston on autettava projektin ihmisiä ymmärtämään mitkä riskit ovat olemassa, miten niitä käsitellään ja miten työ on tarkoitus toteuttaa.
Siksi ehkä tärkein kysymys ei ole:
Onko meillä sekä riskinarviointi että työvalmistelu?
Vaan:
Liittyvätkö riskinarviointi ja työvalmistelu yhteen sen työn kanssa, joka todella aiotaan suorittaa?