Tietosuojakäytäntö

Rekisterinpitäjä

Grejps AB Y-tunnus: 559564-7438 Sähköposti: info@ramsagent.com

2.1 Tilitiedot

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yrityksen nimi ja rekisterinumero
• Laskutustiedot
• Profilikuva (valinnainen)

2.2 Käyttötiedot

• Kirjautumistiedot ja istuntotiedot
• Käyttämäsi ominaisuudet ja kuinka usein
• Tekninen tieto (laite, selain, IP-osoite)
• Ilmoitushistoria

2.3 Sisältötiedot

• Palvelussa luomasi teksti ja asiakirjat
• Ääninauhoitukset diktoinnin aikana (ks. erityisosio alla)

Käsittelemme tietojasi:

• Palvelun tarjoamiseen ja parantamiseen
• Tilisi ja laskutuksen hallintaan
• Asiakaspalvelun tarjoamiseen
• Tärkeän Palveluun liittyvän tiedon lähettämiseen
• Lakisääteisten vaatimusten noudattamiseen

Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano, oikeutettu etu, suostumus (markkinointiin) ja lakisääteinen velvoite.

4.1 Vain transkriptio (äänitiedot)

Kun käytät ääninauhoitusominaisuutta, ääntäsi käytetään vain puheen muuntamiseen tekstiksi. Emme luo eikä tallenna biometrisiä profiileja («äänijälkiä»), jotka voivat tunnistaa sinut.

4.2 Välitön poisto

Äänitiedosto lähetetään salatusti transkriptiota varten ja poistetaan automaattisesti heti tekstin generoinnin jälkeen. Äänitietoja ei tallenneta pitkäaikaisesti.

4.3 Allekirjoitustiedot

Kun allekirjoitat digitaalisesti, tallennamme:

• Allekirjoituksesi (graafinen esitys)
• Allekirjoituksen aikaleima
• IP-osoitteesi (autenttisuutta varten)
• Asiakirjan tiiviste (muuttumattomuuden vahvistamiseksi)

Näitä tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakirja on olemassa ja ne voivat olla tarpeen oikeudelliseen vahvistukseen.

5.1 Miten AI:ta käytetään

Palvelu käyttää AI:ta tekstiehdotusten generointiin. Tietojasi käsitellään tarjotaksemme sinulle asiaankuuluvat tulokset.

5.2 Ei ulkoista koulutusta

Meillä on sopimukset AI-palveluntarjoajiemme kanssa, jotka takaavat, ettei tietojasi käytetä heidän yleisten malliensa kouluttamiseen.

5.3 Sisäinen parantaminen

Voimme käyttää anonymisoituja ja koostettuja tietoja omien algoritmimme parantamiseen. Kaikki henkilötiedot poistetaan ennen tällaista käyttöä.

6.1 Tietojesi suojaaminen

• Kaikki tiedot salataan tallennuksen ja siirron aikana
• Käytämme alan standardimukaisia turvallisuusratkaisuja
• Tietoihin pääsy on tiukasti rajoitettu valtuutettuun henkilöstöön

6.2 Oikeus tulla unohdetuksi

Kun pyydät tilisi poistamista, tietojesi salausavaimet tuhotaan, jolloin tiedot ovat pysyvästi käyttökelvottomat – myös varmuuskopioissa.

Tietojasi säilytetään Supabasessa Frankfurtissa, Saksassa (EU). AI-analyysiä varten tietoja voidaan tilapäisesti siirtää OpenAI:lle (USA), Anthropicille (USA) tai Google Geminille (EU/USA) EU–USA tietosuojakehikon tai EU:n vakiosopimuslausekkeiden turvin. Äänitiedostot poistetaan heti transkription jälkeen. Maksutiedot käsittelee Stripe EU:n/USA:n alueella.

Säilytämme tietojasi seuraavien periaatteiden mukaisesti:

• Tilitiedot: Niin kauan kuin tili on aktiivinen, plus 12 kuukautta poistamisen jälkeen
• Sisältötiedot (asiakirjat, riskiarvioinnit, työvalmistelut): Niin kauan kuin tili on aktiivinen, poistetaan tilin sulkemisen yhteydessä
• Allekirjoitustiedot: Niin kauan kuin allekirjoitettu asiakirja on olemassa, vähintään 10 vuotta oikeudellista todentamista varten
• Äänitallenteet: Poistetaan välittömästi litteroinnin jälkeen
• Käyttölokit: 12 kuukautta
• Kuvat ja liitteet: Niin kauan kuin liitetty riskiarviointi on olemassa, poistetaan tilin sulkemisen yhteydessä
• Tukipyynnöt: 24 kuukautta sulkemisen jälkeen
• Laskutus- ja maksutiedot: Kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti (7 vuotta)

Sinulla on oikeus:

• Saada pääsy tietoihisi
• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• Pyytää poistamista («oikeus tulla unohdetuksi»)
• Tehdä vastalauseita tietyistä käsittelyistä
• Pyytää tietojen siirrettävyyttä
• Peruuttaa suostumus

Ota yhteyttä info@ramsagent.com oikeuksiesi käyttämiseksi.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Ruotsin tietosuojavaltuutetun (IMY) toimistolle, jos uskot meidän käsittelevän tietojasi väärin.

Voimme päivittää tätä käytäntöä. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan sähköpostitse tai Palvelussa.\nYhteystiedot: info@ramsagent.com