Työn valmistelun tarkastaminen – näin luot selkeän prosessin

# Työn valmistelun tarkastaminen – luonnoksesta hyväksyttyyn aineistoon

Ensimmäinen luonnos työn valmistelusta on juuri se, luonnos. Siinä on usein asioita, jotka vaativat tarkennusta tai säätöä ennen kuin aineisto on valmis.

Oletukset voivat olla muuttuneet. Riski saattaa vaatia tarkempaa kuvausta. BAS-U tai joku muu projektiin osallistuva voi antaa palautetta, joka on otettava huomioon ennen työn valmistelun käyttöä.

Siksi on tärkeää, että tarkastukselle ja säätöjen tekemiselle on tilaa ennen kuin asiakirja hyväksytään.

Samaan aikaan on oltava helppoa seurata, mikä versio on ajankohtainen. Kun eri versioita lähetetään edestakaisin Word-tiedostoina ja PDF:inä, voi nopeasti olla vaikeaa tietää, mikä aineisto on todella voimassa.

## Työn valmistelu alkaa luonnoksena

Niiden aikana, kun työn valmistelua laaditaan, sisällön on voitava muuttua.

Työmenetelmää voidaan säätää paikan päällä käydyn läpikäynnin jälkeen. Lisäriskejä voidaan tunnistaa tai vastuujako voi vaatia tarkennusta. Myös muilta projektiin osallistuvilta voi tulla palautetta, joka tuntee työn tai olosuhteet.

Nämä asiat on voitava käsitellä ennen kuin työn valmistelu hyväksytään.

Luonnoksen on siis oltava luettavissa, keskusteltavissa ja säädettävissä. Kun sisältö on valmis, työn valmistelu voi siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

## Kun tarkastus tapahtuu asiakirjakopioiden kautta

Yksi yleinen työskentelytapa on viedä työn valmistelu PDF-muotoon tai lähettää Word-asiakirja tarkastettavaksi.

Yksi versio lähetetään ulos. Tarkastaja antaa palautetta. Asiakirjaa muutetaan ja uusi versio lähetetään takaisin.

Sitten saattaa tulla vielä yksi palaute.

Muutaman tällaisen kierroksen jälkeen voi olla useita versioita samasta työn valmistelusta eri postilaatikoissa ja kansioissa:

Työn_valmistelu_v2.pdf

Työn_valmistelu_v3.pdf

Työn_valmistelu_v3_LOPULLINEN.pdf

Ongelma ei ole siinä, että asiakirjaa on muutettu. Muutoksia on voitava tehdä työn aikana.

Vaikeaa on pitää kirjaa siitä, missä viimeisin tieto on ja mikä versio on ajankohtainen.

## Tarkasta ennen työn valmistelun hyväksymistä

Selkeä työskentelytapa on pitää työn valmistelu muokattavana niin kauan kuin se on vielä tarkastettavana.

Työprosessi voi esimerkiksi näyttää tältä:

1. Laadi luonnos.

2. Lähetä aineisto tarkastettavaksi.

3. Huolehdi palautteista ja tee tarvittavat säädöt.

4. Hyväksy työn valmistelu, kun sisältö on valmis.

Tällä tavoin on selkeä kohta, jossa työ sisällön parissa siirtyy luonnoksesta hyväksyttyyn aineistoon.

## Mitä työn valmistelussa tulisi tarkastaa?

Tarkastuksen on perustuttava työhön, joka todella aiotaan toteuttaa, ja työpaikan olosuhteisiin.

Se voi muun muassa tarkoittaa tarkistamista:

– että työmenetelmä on selkeästi kuvattu

– että olennaiset riskit ja toimenpiteet on otettu huomioon

– että vastuujako on selkeä

– että oikeat resurssit ja välineet on mainittu

– että oletukset vastaavat työpaikan tilannetta

Työn valmistelu voi näyttää täydelliseltä näytöllä, mutta silti se voi vaatia säätöjä.

Siksi henkilöiden, joilla on tietoa työstä, on tarkastettava sisältö ja arvioitava, vastaako aineisto sitä työtä, joka on tarkoitus toteuttaa.

## BAS-U ja muut tarkastajat

Rakennusprojektissa työn valmistelu voi myös tarvita BAS-U:n tai muiden projektissa mukana olevien henkilöiden tarkastusta.

Palaute voi tarkoittaa, että jotain on tarkennettava, täydennettävä tai muutettava ennen kuin työn valmistelu on valmis.

Tässä työprosessi on tärkeä. Työn valmistelusta vastaavan on voitava käsitellä palautteet ja tehdä tarvittavat säädöt ilman, että hän menettää hallintaa siitä, mikä versio on ajankohtainen.

Digitaalinen työkalu voi auttaa prosessin hallinnassa. Sisällön arviointi on silti tehtävä henkilöiden, jotka tuntevat työn ja omat vastuunsa.

## Näin tarkastus toimii RAMSagentissa

RAMSagentissa työn valmistelu on muokattavissa, kun se on luonnos.

Tuona aikana työn valmistelu voidaan lähettää tarkastettavaksi esimerkiksi BAS-U:lle tai projektin jäsenille. Palautteet voidaan käsitellä ja sisältöä voidaan säätää ennen asiakirjan hyväksymistä.

Kun projektipäällikkö arvioi, että työn valmistelu on valmis, se voidaan hyväksyä. Tällöin sisältö lukitaan jatkossa tehtäviltä tekstimuutoksilta.

Työprosessi on:

Luonnos → tarkastus → säätö → hyväksyntä → lukittu sisältö.

Tämän jälkeen työn valmistelu voi siirtyä läpikäyntiin ja allekirjoitukseen.

## Vähemmän versioita seurattavaksi

Versio-ongelmia syntyy helposti, kun sama työn valmistelu on useina tiedostoina eri henkilöillä samanaikaisesti.

Yhdistelemällä tarkastusprosessi on selvempää, milloin työn valmistelu on edelleen työn alla ja milloin sisältö on hyväksytty.

Luonnosvaiheessa sisällön on voitava muuttua ja parantua.

Kun työn valmistelu on tarkastettu ja hyväksytty, on olemassa vakaa aineisto, jota voidaan jatkaa.