Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Grejps AB N° SIRET : 559564-7438 Email : info@ramsagent.com

Délégué à la protection des données (DPO)

Nous avons estimé que nos opérations ne nécessitent pas de Délégué à la protection des données formel. Toutes nos questions de confidentialité sont gérées par notre équipe de sécurité à info@ramsagent.com.

2.1 Informations de compte

• Nom, adresse email, numéro de téléphone
• Nom et numéro d'enregistrement de l'entreprise
• Informations de facturation
• Photo de profil (optionnelle)

2.2 Données d'utilisation

• Informations de connexion et données de session
• Fonctionnalités que vous utilisez et à quelle fréquence
• Informations techniques (appareil, navigateur, adresse IP)
• Historique des notifications

2.3 Données de contenu

• Texte et documents que vous créez dans le Service
• Enregistrements vocaux pendant la dictée (voir section spécifique ci-dessous)

Nous traitons vos données pour :

• Fournir et améliorer le Service
• Gérer votre compte et la facturation
• Fournir le support client
• Envoyer des informations importantes sur le Service
• Respecter les obligations légales

Base légale : Exécution du contrat, intérêt légitime, consentement (pour le marketing) et obligation légale.

4.1 Transcription uniquement (données vocales)

Lorsque vous utilisez la fonction d'enregistrement vocal, votre voix est utilisée uniquement pour convertir la parole en texte. Nous ne créons ni ne stockons de profils biométriques (« empreintes vocales ») pouvant vous identifier.

4.2 Suppression immédiate

Le fichier audio est envoyé chiffré pour transcription et est automatiquement supprimé immédiatement après la génération du texte. Aucune donnée audio n'est conservée à long terme.

4.3 Données de signature

Lorsque vous signez numériquement, nous enregistrons :

• Votre signature (représentation graphique)
• L'horodatage de la signature
• Votre adresse IP (pour l'authenticité)
• Le hash du document (pour vérifier qu'il n'a pas été modifié)

Ces données sont conservées tant que le document existe et peuvent être nécessaires à la vérification légale.

5.1 Comment l'IA est utilisée

Le Service utilise l'IA pour générer des suggestions de texte. Vos données sont traitées pour vous fournir des résultats pertinents.

5.2 Pas d'entraînement externe

Nous avons des accords avec nos fournisseurs d'IA garantissant que vos données ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles généraux.

5.3 Amélioration interne

Nous pouvons utiliser des données anonymisées et agrégées pour améliorer nos propres algorithmes. Toutes les informations personnelles sont supprimées avant une telle utilisation.

6.1 Protection de vos données

• Toutes les données sont chiffrées pendant le stockage et le transfert
• Nous utilisons des solutions de sécurité conformes aux standards du secteur
• L'accès aux données est strictement limité au personnel autorisé

6.2 Droit à l'oubli

Lorsque vous demandez la suppression de votre compte, les clés de chiffrement de vos données sont détruites, rendant les informations définitivement inaccessibles – y compris dans les sauvegardes.

Vos données sont stockées chez Supabase à Francfort, Allemagne (UE). Pour l'analyse IA, les données peuvent être temporairement transférées à OpenAI (États-Unis), Anthropic (États-Unis) ou Google Gemini (UE/États-Unis) protégées par le cadre EU-US Data Privacy Framework ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les fichiers audio sont supprimés immédiatement après la transcription. Les données de paiement sont gérées par Stripe au sein de l'UE/États-Unis.

Nous conservons vos données selon les principes suivants :

• Données de compte : Tant que le compte est actif, plus 12 mois après la suppression
• Données de contenu (documents, évaluations des risques, préparations de travail) : Tant que le compte est actif, supprimées à la clôture du compte
• Données de signature : Tant que le document signé existe, minimum 10 ans pour vérification juridique
• Enregistrements vocaux : Supprimés immédiatement après la transcription
• Journaux d'utilisation : 12 mois
• Images et pièces jointes : Tant que l'évaluation des risques liée existe, supprimées à la clôture du compte
• Tickets de support : 24 mois après la clôture
• Données de facturation et de paiement : Selon les exigences de la loi comptable (7 ans)

Vous avez le droit de :

• Accéder à vos données
• Demander la correction de données incorrectes
• Demander la suppression (« droit à l'oubli »)
• Vous opposer à certains traitements
• Demander la portabilité des données
• Retirer votre consentement

Contactez-nous à info@ramsagent.com pour exercer vos droits.

Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l'Autorité suédoise de protection de la vie privée (IMY) si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte.

Nous pouvons mettre à jour cette politique. Les modifications substantielles seront notifiées par email ou dans le Service.\nContact : info@ramsagent.com