Pravila o privatnosti

Voditelj obrade

Grejps AB OIB: 559564-7438 Email: info@ramsagent.com

Službenik za zaštitu podataka (DPO)

Procijenili smo da naše poslovanje ne zahtijeva formalnog Službenika za zaštitu podataka. Umjesto toga, sva pitanja privatnosti rješava naš tim za sigurnost na info@ramsagent.com.

2.1 Podaci o računu

• Ime, adresa e-pošte, broj telefona
• Naziv tvrtke i matični broj
• Podaci za naplatu
• Profilna fotografija (opcionalno)

2.2 Podaci o korištenju

• Podaci za prijavu i podaci o sesiji
• Funkcije koje koristite i koliko često
• Tehnički podaci (uređaj, preglednik, IP adresa)
• Povijest obavijesti

2.3 Podaci sadržaja

• Tekst i dokumenti koje stvarate u Usluzi
• Glasovni zapisi tijekom diktiranja (v. poseban odjeljak u nastavku)

Obradom vaših podataka:

• Pružamo i poboljšavamo Uslugu
• Upravljamo vašim računom i naplatom
• Pružamo korisničku podršku
• Šaljemo važne informacije o Usluzi
• Ispunjavamo zakonske zahtjeve

Pravna osnova: Izvršenje ugovora, legitimni interes, suglasnost (za marketing) i zakonska obveza.

4.1 Samo transkripcija (glasovni podaci)

Kada koristite funkciju glasovnog snimanja, vaš glas koristi se isključivo za pretvaranje govora u tekst. Ne stvaramo niti pohranjujemo biometrijske profile («otisak glasa») koji bi vas mogli identificirati.

4.2 Trenutačno brisanje

Zvučna datoteka šalje se šifrirana na transkripciju i automatski se briše odmah nakon generiranja teksta. Niti jedni zvučni podaci ne pohranjuju se dugoročno.

4.3 Podaci o potpisu

Kada digitalno potpišete, pohranjujemo:

• Vaš potpis (grafički prikaz)
• Vremensku oznaku potpisa
• Vašu IP adresu (za autentičnost)
• Hash dokumenta (za provjeru nepromijenjenosti)

Ti se podaci pohranjuju dok postoji dokument i mogu biti potrebni za pravnu provjeru.

5.1 Kako se AI koristi

Usluga koristi AI za generiranje prijedloga teksta. Vaši podaci obrađuju se kako bismo vam pružili relevantne rezultate.

5.2 Bez vanjskog treniranja

Imamo ugovore s pružateljima AI koji jamče da se vaši podaci ne koriste za treniranje njihovih općih modela.

5.3 Interno poboljšanje

Možemo koristiti anonimizirane i agregirane podatke za poboljšanje vlastitih algoritama. Sve osobne informacije uklanjaju se prije takve uporabe.

6.1 Zaštita vaših podataka

• Svi podaci šifriraju se tijekom pohrane i prijenosa
• Koristimo standardna sigurnosna rješenja
• Pristup podacima strogo je ograničen na ovlašteno osoblje

6.2 Pravo na zaborav

Kada zatražite brisanje računa, šifrirni ključevi vaših podataka uništavaju se, čime informacije postaju trajno nedostupne – uključujući i u sigurnosnim kopijama.

Vaši podaci pohranjuju se u Supabase u Frankfurtu, Njemačka (EU). Za AI analizu podaci se mogu privremeno prenijeti na OpenAI (SAD), Anthropic (SAD) ili Google Gemini (EU/SAD) pod zaštitom okvira EU-US Data Privacy Framework ili standardnih ugovornih klauzula EK. Zvučne datoteke brišu se odmah nakon transkripcije. Podatke o plaćanjima obrađuje Stripe unutar EU/SAD.

Čuvamo vaše podatke prema sljedećim načelima:

• Podaci o računu: Dok je račun aktivan, plus 12 mjeseci nakon brisanja
• Podaci o sadržaju (dokumenti, procjene rizika, pripreme radova): Dok je račun aktivan, brišu se pri ukidanju računa
• Podaci o potpisu: Dok potpisani dokument postoji, najmanje 10 godina za pravnu verifikaciju
• Glasovne snimke: Brišu se odmah nakon transkripcije
• Zapisnici korištenja: 12 mjeseci
• Slike i prilozi: Dok povezana procjena rizika postoji, brišu se pri ukidanju računa
• Zahtjevi za podršku: 24 mjeseca nakon zatvaranja
• Podaci o naplati i plaćanju: Prema zahtjevima zakona o računovodstvu (7 godina)

Imate pravo:

• Pristupiti svojim podacima
• Zatražiti ispravak netočnih podataka
• Zatražiti brisanje («pravo na zaborav»)
• Prigovoriti određenoj obradi
• Zatražiti prenosivost podataka
• Povući suglasnost

Kontaktirajte nas na info@ramsagent.com za ostvarivanje svojih prava.

Imate pravo podnijeti pritužbu Švedskom tijelu za zaštitu privatnosti (IMY) ako smatrate da vaše podatke obrađujemo pogrešno.

Možemo ažurirati ovu politiku. O značajnim promjenama bit ćete obaviješteni putem e-pošte ili u Usluzi.\nKontakt: info@ramsagent.com