Informativa sulla privacy

Titolare del trattamento

Grejps AB P.IVA: 559564-7438 Email: info@ramsagent.com

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Abbiamo valutato che le nostre operazioni non richiedono un Responsabile della protezione dei dati formale. Tutte le questioni di privacy sono gestite dal nostro team di sicurezza a info@ramsagent.com.

2.1 Informazioni sull'account

• Nome, indirizzo email, numero di telefono
• Nome e numero di registrazione dell'azienda
• Informazioni di fatturazione
• Foto del profilo (opzionale)

2.2 Dati di utilizzo

• Informazioni di accesso e dati di sessione
• Funzionalità che usi e con quale frequenza
• Informazioni tecniche (dispositivo, browser, indirizzo IP)
• Cronologia delle notifiche

2.3 Dati di contenuto

• Testo e documenti che crei nel Servizio
• Registrazioni vocali durante la dettatura (vedi sezione specifica sotto)

Trattiamo i tuoi dati per:

• Fornire e migliorare il Servizio
• Gestire il tuo account e la fatturazione
• Fornire assistenza clienti
• Inviare informazioni importanti sul Servizio
• Rispettare gli obblighi di legge

Base giuridica: Esecuzione del contratto, interesse legittimo, consenso (per il marketing) e obbligo di legge.

4.1 Solo trascrizione (dati vocali)

Quando usi la funzione di registrazione vocale, la tua voce è usata solo per convertire il parlato in testo. Non creiamo né memorizziamo profili biometrici («impronte vocali») che possano identificarti.

4.2 Cancellazione immediata

Il file audio viene inviato crittografato per la trascrizione e viene eliminato automaticamente subito dopo la generazione del testo. Nessun dato audio viene salvato a lungo termine.

4.3 Dati della firma

Quando firmi digitalmente, salviamo:

• La tua firma (rappresentazione grafica)
• Timestamp della firma
• Il tuo indirizzo IP (per autenticità)
• L'hash del documento (per verificare che non sia stato modificato)

Questi dati sono conservati finché il documento esiste e possono essere necessari per la verifica legale.

5.1 Come viene usata l'AI

Il Servizio utilizza l'AI per generare suggerimenti di testo. I tuoi dati sono elaborati per fornirti risultati pertinenti.

5.2 Nessun addestramento esterno

Abbiamo accordi con i nostri fornitori AI che garantiscono che i tuoi dati non siano utilizzati per addestrare i loro modelli generali.

5.3 Miglioramento interno

Possiamo utilizzare dati anonimizzati e aggregati per migliorare i nostri algoritmi. Tutte le informazioni personali vengono rimosse prima di tale utilizzo.

6.1 Protezione dei tuoi dati

• Tutti i dati sono crittografati durante archiviazione e trasferimento
• Utilizziamo soluzioni di sicurezza standard del settore
• L'accesso ai dati è rigorosamente limitato al personale autorizzato

6.2 Diritto all'oblio

Quando richiedi la cancellazione del tuo account, le chiavi di crittografia per i tuoi dati vengono distrutte, rendendo le informazioni permanentemente inaccessibili – anche nei backup.

I tuoi dati sono archiviati con Supabase a Francoforte, Germania (UE). Per l'analisi AI, i dati possono essere temporaneamente trasferiti a OpenAI (USA), Anthropic (USA) o Google Gemini (UE/USA) sotto la protezione del quadro EU-US Data Privacy Framework o delle clausole contrattuali standard della Commissione UE. I file audio vengono eliminati immediatamente dopo la trascrizione. I dati di pagamento sono gestiti da Stripe all'interno dell'UE/USA.

Conserviamo i tuoi dati secondo i seguenti principi:

• Dati dell'account: Finché l'account è attivo, più 12 mesi dopo la cancellazione
• Dati di contenuto (documenti, valutazioni dei rischi, preparazioni lavoro): Finché l'account è attivo, cancellati alla chiusura dell'account
• Dati di firma: Finché il documento firmato esiste, minimo 10 anni per verifica legale
• Registrazioni vocali: Cancellate immediatamente dopo la trascrizione
• Log di utilizzo: 12 mesi
• Immagini e allegati: Finché la valutazione dei rischi collegata esiste, cancellati alla chiusura dell'account
• Ticket di supporto: 24 mesi dopo la chiusura
• Dati di fatturazione e pagamento: Come richiesto dalla legge contabile (7 anni)

Hai diritto a:

• Accedere ai tuoi dati
• Richiedere la correzione di dati errati
• Richiedere la cancellazione («diritto all'oblio»)
• Opporti a determinati trattamenti
• Richiedere la portabilità dei dati
• Revocare il consenso

Contattaci a info@ramsagent.com per esercitare i tuoi diritti.

Hai il diritto di presentare un reclamo all'Autorità svedese per la protezione della privacy (IMY) se ritieni che stiamo trattando i tuoi dati in modo errato.

Possiamo aggiornare questa informativa. Le modifiche significative saranno comunicate via email o nel Servizio.\nContatto: info@ramsagent.com