Ocena ryzyka i przygotowanie pracy – jaka jest różnica?
Ocena ryzyka i przygotowanie pracy – jaka jest różnica?
Ocena ryzyka i przygotowanie pracy są często używane w tym samym kontekście. To nie jest zaskakujące. Oba dotyczą tworzenia lepszych warunków przed rozpoczęciem pracy i oba muszą odnosić się do ryzyk związanych z wykonywaną pracą.
Jednak to nie to samo.
Prosta zasada brzmi:
Ocena ryzyka koncentruje się na ryzykach związanych z pracą. Przygotowanie pracy koncentruje się na tym, jak praca ma być wykonana.
Ważne jest, aby nie tylko zrozumieć różnicę. Ocena ryzyka i przygotowanie pracy muszą również być ze sobą powiązane w praktyce.
Co to jest ocena ryzyka?
Ocena ryzyka opiera się na pracy, która ma być wykonana, oraz na ryzykach, które mogą wystąpić.
Należy między innymi zastanowić się nad:
Jakie etapy pracy są w to zaangażowane?
Jakie ryzyka występują w poszczególnych etapach?
Kto lub co może być narażone?
Jak należy zarządzać ryzykami?
Jakie działania są istotne dla tej konkretnej pracy?
Chodzi o to, aby nie tworzyć jak najdłuższej listy ryzyk.
Użyteczna ocena ryzyka musi opierać się na rzeczywistych warunkach pracy.
Praca, która była wykonywana wiele razy wcześniej, może na przykład mieć inne warunki w nowym miejscu pracy. Przestrzenie, inne grupy zawodowe, sprzęt, logistyka i metody pracy mogą zmienić obraz ryzyka.
Dlatego ocena ryzyka musi być powiązana z pracą, która ma być faktycznie wykonana.
Co to jest przygotowanie pracy?
Przygotowanie pracy idzie o krok dalej i opisuje, jak praca ma być planowana i realizowana.
W tym przypadku kluczowe są pytania takie jak:
Jak ma być wykonana praca?
Jakie zasoby są potrzebne?
Jaki sprzęt i materiały mają być używane?
Jakie warunki muszą być spełnione?
Kto odpowiada za poszczególne części?
Jak należy zarządzać zidentyfikowanymi ryzykami podczas pracy?
Przygotowanie pracy staje się w ten sposób praktycznym dokumentem przed realizacją.
Nie tylko opisuje, co ma być zrobione, ale także tworzy strukturę, która może być używana przez tych, którzy faktycznie mają planować, prowadzić i wykonywać pracę.
Różnica między oceną ryzyka a przygotowaniem pracy
Uproszczona różnica może być opisana w ten sposób:
Ocena ryzyka | Przygotowanie pracy
Identyfikuje i ocenia ryzyka | Planuje, jak praca ma być wykonana
Opiera się na etapach pracy i obrazie ryzyka | Opiera się na realizacji
Opisuje istotne działania | Integruje działania w metodzie pracy
Pytanie: Co może pójść źle? | Pytanie: Jak mamy wykonać pracę?
Nie oznacza to, że dokumenty powinny być traktowane jako dwa odizolowane procesy.
Przeciwnie.
Kiedy ocena ryzyka i przygotowanie pracy nie są ze sobą powiązane
Tu pojawia się praktyczne wyzwanie.
Ocena ryzyka może być wykonana w szablonie Excel. Przygotowanie pracy jest pisane później w Wordzie. Ktoś kopiuje informacje między dokumentami, a ktoś inny wprowadza zmiany przed przeglądem.
Na końcu istnieje kilka wersji i trudniej jest dostrzec związek między pierwotną oceną ryzyka a metodą pracy, która jest faktycznie opisana.
Problem nie leży więc koniecznie w samym Wordzie czy Excelu.
Problem pojawia się, gdy łańcuch informacji zostaje przerwany.
Jeśli ryzyko zostało zidentyfikowane w ocenie ryzyka, powinno również znaleźć swoje miejsce w planowaniu pracy.
Postrzegaj to jako spójny przepływ pracy
Bardziej naturalny sposób myślenia to:
1. Opisz pracę
Co ma być wykonane i w jakich warunkach?
2. Zidentyfikuj i oceń ryzyka
Jakie ryzyka należy zarządzać?
3. Określ istotne działania
Co należy zrobić przed lub podczas pracy?
4. Zaplanuj realizację
Jak praca ma być faktycznie wykonana z uwzględnieniem ryzyk i działań?
5. Przejrzyj i zatwierdź
Czy dokumentacja zgadza się z rzeczywistością w miejscu pracy?
Dzięki temu ocena ryzyka nie staje się dokumentem, który kończy się przed rozpoczęciem przygotowania pracy.
Staje się częścią dokumentacji dla przygotowania pracy.
Od oceny ryzyka do przygotowania pracy w RAMSagent
RAMSagent jest zbudowany wokół właśnie tego powiązania.
W systemie struktura oceny ryzyka opiera się na etapach pracy, ryzykach i działaniach. Gdy ocena ryzyka jest zatwierdzona, może być użyta jako podstawa do stworzenia przygotowania pracy.
Ryzyka i działania mogą w ten sposób przechodzić dalej w procesie, zamiast informacji musiałyby być budowane od nowa.
RAMSagent może dostarczać propozycje oparte na agentach jako wsparcie podczas tworzenia dokumentacji, ale to użytkownik przegląda, zmienia, uzupełnia i zatwierdza treść przed jej dalszym przekazaniem. Wbudowany przepływ pracy produktu opiera się wyraźnie na ludzkiej weryfikacji.
Dokumentacja nie jest celem końcowym
Łatwo jest mierzyć proces w gotowych dokumentach.
Ocena ryzyka: gotowa.
Przygotowanie pracy: gotowe.
Jednak wartość nie polega na tym, że kolejne dwa pliki są zapisane w folderze projektu.
Dokumenty muszą pomagać ludziom w projekcie zrozumieć jakie ryzyka istnieją, jak je zarządzać i jak praca ma być realizowana.
Dlatego może najważniejsze pytanie brzmi nie:
Czy mamy zarówno ocenę ryzyka, jak i przygotowanie pracy?
Lecz:
Czy ocena ryzyka i przygotowanie pracy są powiązane z pracą, która ma być faktycznie wykonana?