Polityka prywatności

Administrator danych

Grejps AB NIP: 559564-7438 Email: info@ramsagent.com

Inspektor Ochrony Danych (DPO)

Uznaliśmy, że nasza działalność nie wymaga powołania formalnego Inspektora Ochrony Danych. Wszystkie sprawy związane z prywatnością są obsługiwane przez nasz zespół pod adresem info@ramsagent.com.

2.1 Informacje o koncie

• Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu
• Nazwa i numer rejestracyjny firmy
• Dane rozliczeniowe
• Zdjęcie profilowe (opcjonalnie)

2.2 Dane o użytkowaniu

• Informacje logowania i dane sesji
• Korzystane funkcje i częstość
• Informacje techniczne (urządzenie, przeglądarka, adres IP)
• Historia powiadomień

2.3 Dane treści

• Tekst i dokumenty tworzone w Usłudze
• Nagrania głosowe podczas dyktowania (patrz sekcja poniżej)

Przetwarzamy Twoje dane w celu:

• Świadczenia i ulepszania Usługi
• Zarządzania kontem i rozliczeniami
• Świadczenia pomocy klientom
• Wysyłania ważnych informacji o Usłudze
• Spełnienia wymogów prawnych

Podstawa prawna: Wykonanie umowy, uzasadniony interes, zgoda (na marketing) i obowiązek prawny.

4.1 Tylko transkrypcja (dane głosowe)

Korzystając z funkcji nagrywania głosu, Twój głos jest używany wyłącznie do zamiany mowy na tekst. Nie tworzymy ani nie przechowujemy profili biometrycznych («odcisków głosu») umożliwiających identyfikację.

4.2 Natychmiastowe usunięcie

Plik audio jest wysyłany zaszyfrowany do transkrypcji i jest automatycznie usuwany zaraz po wygenerowaniu tekstu. Żadne dane audio nie są przechowywane długoterminowo.

4.3 Dane podpisu

Przy podpisie cyfrowym zapisujemy:

• Twój podpis (reprezentacja graficzna)
• Znacznik czasu podpisu
• Twój adres IP (dla autentyczności)
• Skrót dokumentu (weryfikacja niezmienności)

Dane te są przechowywane tak długo, jak istnieje dokument, i mogą być potrzebne do weryfikacji prawnej.

5.1 Jak wykorzystywana jest AI

Usługa wykorzystuje AI do generowania sugestii tekstowych. Twoje dane są przetwarzane w celu dostarczenia odpowiednich wyników.

5.2 Brak zewnętrznego treningu

Mamy umowy z dostawcami AI gwarantujące, że Twoje dane nie są wykorzystywane do trenowania ich modeli ogólnych.

5.3 Ulepszenia wewnętrzne

Możemy wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane do ulepszania własnych algorytmów. Wszystkie dane osobowe są usuwane przed takim wykorzystaniem.

6.1 Ochrona Twoich danych

• Wszystkie dane są szyfrowane podczas przechowywania i przesyłania
• Stosujemy standardowe rozwiązania bezpieczeństwa
• Dostęp do danych jest ściśle ograniczony do upoważnionego personelu

6.2 Prawo do bycia zapomnianym

Po żądaniu usunięcia konta klucze szyfrujące Twoich danych są niszczone, co czyni informacje trwale niedostępnymi – także w kopiach zapasowych.

Twoje dane przechowywane są w Supabase we Frankfurcie, Niemcy (UE). W celu analizy AI dane mogą być tymczasowo przekazywane do OpenAI (USA), Anthropic (USA) lub Google Gemini (UE/USA) w ramach EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Pliki audio są usuwane natychmiast po transkrypcji. Dane płatnicze są przetwarzane przez Stripe w ramach UE/USA.

Przechowujemy Twoje dane zgodnie z następującymi zasadami:

• Dane konta: Dopóki konto jest aktywne, plus 12 miesięcy po usunięciu
• Dane treści (dokumenty, oceny ryzyka, przygotowania pracy): Dopóki konto jest aktywne, usuwane przy zamknięciu konta
• Dane podpisu: Dopóki podpisany dokument istnieje, minimum 10 lat do weryfikacji prawnej
• Nagrania głosowe: Usuwane natychmiast po transkrypcji
• Dzienniki użytkowania: 12 miesięcy
• Obrazy i załączniki: Dopóki powiązana ocena ryzyka istnieje, usuwane przy zamknięciu konta
• Zgłoszenia wsparcia: 24 miesiące po zamknięciu
• Dane rozliczeniowe i płatnicze: Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości (7 lat)

Masz prawo do:

• Dostępu do swoich danych
• Żądania sprostowania błędnych danych
• Żądania usunięcia («prawo do bycia zapomnianym»)
• Sprzeciwu wobec określonych przetwarzań
• Żądania przenoszenia danych
• Cofnięcia zgody

Skontaktuj się z nami: info@ramsagent.com, aby skorzystać ze swoich praw.

Masz prawo wnieść skargę do Szwedzkiego Urzędu Ochrony Prywatności (IMY), jeśli uważasz, że nieprawidłowo przetwarzamy Twoje dane.

Możemy aktualizować niniejszą politykę. O istotnych zmianach poinformujemy pocztą elektroniczną lub w Usłudze.\nKontakt: info@ramsagent.com